Durante a atividade empresarial, é bastante comum a ocorrência de gastos extras pelos funcionários nos desempenhos das suas funções e, posteriormente, a necessidade de reembolsá-los. É normal que existam imprevistos, novas demandas, despesas decorrentes de alimentação, deslocamento ou diárias.
É uma dinâmica financeira que interfere diretamente no orçamento da empresa e que, por isso, precisa de uma atenção pronunciada. A atenção ao fluxo financeiro é uma das mais necessárias ao progresso do seu negócio e isso inclui, necessariamente, o reembolso de despesas.
Nas próximas linhas, confira 5 dicas especificamente elaboradas para a sua demanda de reembolso de despesas da sua empresa. Desejamos uma boa leitura!
O que é um processo de reembolso
Em linhas gerais, é possível definir o processo de reembolso como o fluxo de pagamento de despesas que são custeadas pelos funcionários durante o desempenho das suas funções. Ou seja, custos excedentes, não previstos inicialmente no desempenho das funções atribuídas, geram a obrigação de ressarcir os funcionários.
Como melhorar esse processo em uma empresa
No contexto de reembolso de despesas, uma das questões mais relevantes é conseguir criar um fluxo de restituição para as despesas das mais diversas naturezas — para isso, será necessário mapear e identificar quais são os possíveis gastos do seu negócio com ressarcimentos.
Sabemos que há diversos tipos de despesas que surgem no desempenho das funções e, para definir um fluxo de pagamentos com um prazo limite, todas elas também precisam ser mapeadas e identificadas.
O que deve ser reembolsado ao colaborador
É preciso que exista uma política de reembolso bem construída, explicada e definida dentro da empresa. Com isso, será possível esclarecer ao colaborador ou funcionário quais são as despesas reembolsáveis e em que contexto elas acontecem. Isso evidentemente dependerá do perfil da empresa, fluxo orçamentário e atividades desempenhadas que, uma vez bem compreendidas, definem a política de restituição da empresa.
O que não deve
Dentro dessa política de reembolso, é também necessário definir o que não deve ser reembolsado, a partir de uma perspectiva das funções dos colaboradores e despesas que surge no desempenho delas. Assim como o que deve ser restituído precisa ficar claro, aquilo que não deve também necessita ser precisamente esclarecido.
Invista em um sistema de reembolso
A estratégia de automatizar o fluxo de reembolso, por meio da criação de um sistema especificamente pensado para isso, é uma das escolhas mais importantes para a sua empresa. Isso porque o uso dessa tecnologia facilitará os pagamentos, a reunião dos documentos pela empresa e fiscalização.
Pronto! Essas são as 5 dicas que elaboramos especialmente com o objetivo de otimizar as restituições da sua empresa, apresentando ideias como a própria definição de reembolso de despesas, até questões no sentido de como melhorar esse ressarcimento e a proposta de se automatizar esse fluxo.
Esperamos que tenha gostado de conhecer nossas dicas sobre como otimizar os processos de reembolso de despesas na sua empresa. Elas foram pensadas, escritas e disponibilizadas especialmente para a otimização e eficiência do seu fluxo financeiro!
